از زمانی که اينترنت به عنوان ابزاري براي تبادل اطلاعات در دسترس جوامع بشري قرار گرفته است افراد مختلف در سراسر جهان مي‌توانند اطلاعات ارزشمندي را از طريق شبكه جهاني به دست آورند. و بسیاری از مبادلات تجاري تغییر یافته است سبب كسب نتايج سودمندي براي تاجران ، کسب و کارها و شرکت ها شده است.

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است . ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری را که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است. عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است. بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و مهمترین عامل ثروت در هزاره سوم و عصر جدید ، موسوم به عصر اطلاعات ، به حساب می آید.بنابر این برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری ، باید شکل کاملاً جدیدی از شرکت ها و کسب و کارها بوجود آیند. و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.

از مهمترين ويژگي هاي کسب و کارها در عصر جديد مي توان به لزوم پويايي و انعطاف پذيري بالاي آنها اشاره کرد و از همین رو کسب و کارها براي باقي ماندن در عرصه رقابت هاي بازار و هماهنگ سازي خود با شرايط بازار و افزايش تطابق پذيري بايد راه کارها و ابزارهاي جديدي را جستجو کنند. مهمترین راه کارها و ابزارها در این زمینه ، استفاده از تکنولوژی های پیشرفته اطلاعاتی و ارتباطی از جمله اینترنت می باشد و به همین دلیل شرکت نیک گستر راه حل جدیدی را تحت عنوان معماری هوشمند سازی فرایندهای کسب و کار به کم ابزارها و تکنولوژی های جدید و پیشرفته ارائه نموده است.

در حقیقت معماری هوشمند سازی کسب و کارها روندي است كه در آن وظيفه ها و فرایندهای اصلی کسب و کار بر اساس ابزارها و تکنولوژی های جدید از جمله تلفن ، فکس ، اینترنت ، شبکه ، وب ، ایمیل ، تجارت الکترونیکی ، بازاریابی الکترونیکی و ... مجهز و بازسازی می شوند. در یک نگاه کلی تر می توان گفت که اصول معماری و هوشمند سازی فرایندهای کسب و کار بر پایه تکنولوژی های جدید و پیشرفته الکترونیک و اینترنت و همچنین تکنولوژی های مبتنی بر وب می باشد. که این امر موجب افزایش مشتریان ، افزایش درآمد ، کاهش هزینه ها ، سرعت بخشيدن به روند كسب و كار ، مکانیزه کردن امور و فرایندهای کسب و کار و در نتيجه رقابتي تر شدن آن مي گردد.

در دهه 50 و 60 توسط مجامع علمی جهان BPM به عنوان عنصری مهم در رهیافت مدیریت کیفیت شناخته شد. در دهه 80 توجه مدیران، توسط کتاب Hammer و Champy، به مدیریت فرآیند مهندسی و مهندسی مجدد فرآیند و مدیریت جریان کار جلب شد. و امروزه BPM اين توجه را از آن خود كرده است. بسیاری از شرکتها به تجربه دریافته اند که BPM به خصوص در شرایطی که نیازها به سرعت در حال تغییر است – و این از ویژگیهای جهان امروز است – دارایی بسیار مهمی به شمار می رود. ممکن است BPM که مخفف Business Process Management است با Business Process Modeling اشتباه گرفته شود. مورد دوم زیر مجموعه ای از BPM تکامل یافته است. تمییز این دو از هم بسیار مهم است. مدلسازی فرآیند کسب و کار فقط نمایش گرافیکی جریان کار می باشد که می تواند اطلاعاتی یا یک سند واقعی در فرآیند کسب و کار باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف فرآیند به طور کلی می باشد که شامل EAI، مدل سازی فرآیند کسب و کار، جریان کار و حتی قابلیتهای B2B است. از سوی دیگر BPM نباید با Business Performance Management نیز اشتباه گرفته شود. مورد اخیر متعلق به زمینه هوشمندی در کسب و کار (BI) و Data Warehousing می باشد.

تقریباً ده تا پانزده سال قبل، سازمانها دربرخي صنايع خاص با توسعه و یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمانی و از طريق تبديل داده ها و مسيردهي، Event triggering، اتوماسيون فرايندها و مبدل ها اقدام به یکسان سازی سیستم های قدیمی سازمانهایشان کردند. در این زمان سیستمهای ERP، CRM، SCM رشد و توسعه پیدا کردند. این سازمانها توسط ERP سیستمهای تراکنش های (Transactions) خود را خودکار کردند و سیستمهای اطلاعاتی خود را نیز از نرم افزار CRM به آن اضافه کردند. پنج سال بعد اتصال Business-to-Business یا B2B و قالب های فرآیند برخی بخشهای صنعتی بر روی این سیستمهای EAI (Enterprise Application Integration ) ساخته شد.

امروزه بازار راه حل های BPM را ارائه میدهد که این راه حل ها علاوه بر کارکردهایی مانند جریان کار، پايش فعالیتهای کسب و کار (Business Activity Monitoring)، Web Services، Rules Engines و قابلیتهای Portal، کارکردهای BPI و EAT را نیز اضافه می کند.

سازمانها از سيستم هاي BPM استفاده می کنند تا تأثیر گذاری عملیات مركزی خود را افزایش دهند. به طور خاص BPM تعاملهای بین سیستمها، فرآیندهای کسب و کار و تعاملهای افراد را هماهنگ می کند. نتایج مورد انتظار از استفاده از BPM به شرح زیر می باشند

کاهش هزینه (Saving Money) با اتوماسیون مسیر دهی کارها و فعالیتها به کارمندان و حذف کارهایی که ارزشی به سیستم اضافه نمی کنند مانند تصمیمات عادی و روزمره، انتقال داده و نرم افزارها و غیره و فراهم کردن لیست کارهای مناسب برای کاربران.

صرفه جویی در زمان (Saving Time) با تغییر فرآیندهای کسب و کار بر اساس فناوری، دولت یا نیازهای رقابتی. با توجه به یکپارچگی تنگاتنگ تعریف های فرآیند و برنامه های کاربردی اساسی مربوط با آنها، تغییرات در تعاریف می تواند بلافاصله به کار گرفته شوند و به سرعت گسترش و انتشار پيدا كند.

ارزش افزوده (Adding Value) با گشودن مجموعه ای از کارکردها كه در شرکتي با زمينه فكري صرفاً BPM به خوبي مي توانند استفاده شوند. این ارزش در محیط های متفاوتی می تواند اضافه شود. تحلیل و بهینه سازی (کمی) فرآیند، گواهی کیفیت (مانند ISO ) – که این محیطها نیاز به ایجاد و انتشار روال ها دارند. محیط دیگر Compliance Management می باشد (مانند SOX) که به سازمانهای بسیاری تحمیل شده است.

با پیاده سازی BPM، شرکتها قادرند فرآیندهای فراواحدي (Cross-Functional) کسب و کار که در سیستم ها قسمتها، افراد و شرکای مختلف از آن استفاده می کنند را هماهنگ كرده و ارتقاء دهند. در واقع این مشتریان یک سازمان هستند که از BPM بهره مند می شوند. مشتری می خواهد اطلاعات و محصول را هر چه سریعتر دریافت کند. این باعث رضایت مشتری می شود و رضایت مشتری به معناي سود بیشتر شرکت مي باشد.